UCAS System Solution: Solusi Sistem Perusahaan Anda

Apakah UCAS System?

UCAS System Solution adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemasangan/installasi sistem aplikasi komputerisasi bisnis untuk perusahaan kecil-menengah di Surabaya dan sekitarnya.

 

Sebelum instalasi, UCAS System Solution akan melakukan riset manajemen, pengukuran kinerja perusahaan sebagai upaya untuk membenahi dan meningkatkan proses bisnis atau skenario bisnis perusahaan, seperti

·         prosedur pengaturan barang masuk,

·         prosedur pengaturan barang keluar,

·         prosedur pelaksanaan produksi,

·         prosedur pelaksanaan proyek, dan sebagainya.

 

Program aplikasi UCAS System  merupakan Enterprise Resource Planning System yang banyak dipakai dalam dunia usaha.

 

Dalam Implementasi UCAS System ini ada 3 fase yakni

·   system setup,

·   user training, dan

·   pendampingan dari petugas UCAS system Solution saat awal penggunaan sistem (System Live) hingga penutupan periode pertama system (antara 1,5 s/d 3 bulan) dengan dikeluarkannya laporan keuangan pertama.

 

Keuntungan/benefit menggunakan UCAS System:

·   Manajemen perusahaan dapat mengontrol biaya (costing)  dan inventori perusahaan dengan baik, karena costing mempunyai budgeting system dan inventori dibuat dengan menggunakan sistem 'Lapisan'.

 

·   AR System terintegrasi dengan Quotation Order System yang memudahkan manajemen mengkontrol quotation/penawaran kepada customer yang dibuat oleh user.

 

·   Pada modul AP System, terdapat PO Release Control untuk memonitor PO yang dibuat oleh user.

 

·   UCAS System memiliki program aplikasi yang masih terus dan dapat dikembangkan. Dengan kata lain, bila perusahaan memerlukan program  tambahan (additional program) yang belum terdapat pada modul-modul UCAS system, maka program tersebut bisa ditambahkan pada UCAS System.

 

Biaya pemasangan UCAS system:

Biaya pemasangan UCAS System tergantung seberapa kompleks sistem akan diterapkan dan jumlah pengguna komputer (user) di suatu perusahaan.

 

Beberapa perusahaan di Surabaya dan sekitarnya yang telah menggunakan UCAS System adalah:

[Project Based Company]

-PT.LDP, a System Solution For Oil & Gas, Mining and Industry (Case Study)

-PT.AJR, an Integrated Service of Cold/Warm Insulation Project Company (Case Study)

 

[Production Based Company]

-PT.PPS, an Automotive Filter Component Industry

 (Case Study)

-PT.KM,  a Rice Processing Company (Case Study)

 

Jika perusahaan anda berada di Surabaya dan sekitarnya dan memiliki manajemen  terbuka, proses bisnis (skenario bisnis) perusahaan anda pun dapat ditingkatkan dengan mengimplementasikan system dan prosedur UCAS System.

 

Informasi selengkapnya:

UCAS System Solution

Contact us

Sidoarjo

Telp. 081-651-9196

UCAS System - Frequency Asked Questions (FAQ)

1. UCAS singkatan apa?

Singkatan UCAS adalah User Concerted Application System, artinya Sistem Aplikasi yang diselenggarakan bersama-sama dan persetujuan dengan para pengguna, untuk mencapai tujuan kemajuan perusahaan.

 

2. Apa beda UCAS dengan LAN/PC network?

UCAS adalah sebuah sistem aplikasi komputerisasi bisnis dari perusahaan, sistem ini bisa berjalan pada Jaringan/infrastruktur yang ada atau hanya pada sebuah komputer saja. LAN/PC Network adalah infrastruktur Jaringan yang dibentuk dengan mengkoneksikan dua atau lebih komputer pada sebuah perusahaan.

 

3. Apakah UCAS System dapat dijalankan pada Windows dan Linux? Apakah pasti kompatibel dengan komputer kami?

UCAS System dapat berjalan dengan baik pada Platform Windows, yaitu Windows2000 dengan service pack 4 dan Windows XP dengan service pack 3 (kami akan memberikan free update service pack untuk Operating System komputer anda untuk menjamin kompatibilitasnya).

 

Saat ini belum tersedia untuk Platform Linuxnya. Ada versi UCAS EIS (Executive Information System) yang dapat membantu management untuk Release controlling Credit Limit dan Purchase Order dalam versi WEB yang dapat berjalan pada Platform Operating System lainnya (Linux/Mac/Solaris/Unix).

 

4. Berapa lama waktu pemasangan (instalasi)?

Installasi UCAS System dapat dilakukan segera setelah proses bisnis/skenario bisnis perusahaan disepakati. Ini bisa dilakukan karena UCAS System sudah tersedia programnya dan memiliki sistem modular, sehingga dapat dikonfigurasi sesuai proses bisnis perusahaan anda.

 

5. Modul apa saja yang tersedia di UCAS System?

UCAS System memiliki 6 modul utama, yaitu Account Receivable (AR), Account Payable (AP), Inventory (IN), Job Costing (JC), Bank Book (BB), dan General Ledger (GL) yang saling terintergrasi.

 

UCAS System juga memiliki banyak SubModul yang penggunaannya disesuaikan dengan skenario bisnis perusahaan, contoh ada SubModul Quotation Order (QO) yang dapat diintegrasikan pada modul Account Receivable (AR) bila memang skenario bisnis perusahaan mengharuskan ada penawaran penjualan sebelum di input sebagai order penjualan.

 

6. Bagaimana dengan integrasi sistem yang ada?

UCAS System terintegrasi dari awal-sampai akhir, contoh: Bila sebuah Quotation (Penawaran) dibuat oleh user, maka untuk Sales Order ~ Delivery Order ~ Invoicing ~ VAT Tax Printout, user tidak perlu menginput lagi, tinggal memfollow up dokumen sebelumnya.

 

Begitu juga untuk penerimaan piutang ~ management Cash & Bank, hanya tinggal difollow up transaksi sebelumnya, dan muara dari transaksi tersebut adalah pada General Ledger (laporan keuangan).

 

7. Bagaimana dengan Output Documents?

UCAS System memiliki form output document yang standard dan User Preprinted Form [disesuaikan dengan form cetakan dari perusahaan yang menampilkan logo, identitas perusahaan dan lain sebagainya] yang dapat dipilih saat proses pencetakan output document (misal Printout Delivery Order, Invoice, dan lain sebagainya.)

 

8. Bagaimana dengan sistem laporan (system reports)?

UCAS System memiliki 2 macam laporan, yaitu laporan dengan layar terpadu dan printout. Layar terpadu adalah tampilan layar yang memiliki drill-down capability untuk sebuah data, dan printout yang dapat dilihat di layar komputer atau dicetak ke printer.

 

9. Apakah yang dimaksud dengan Laporan dengan Layar Terpadu dan Drill-Down Capability ?

Pada beberapa layar terpadu yang tersedia, informasi tentang sebuah data dapat ditelusuri hingga detailnya/asal muasalnya.

 

Misalnya pada layar terpadu Item Information, dapat ditelusuri dari sebuah kode barang, yaitu Quantity On Hand (informasi tentang jumlah tersedia dikomputer),Serial/Lot (informasi tentang jumlah tersedia berdasarkan Lot/Nomor Serial barang) , Availibilty (informasi tentang jumlah yang dipesan untuk proses Costing atau telah direservasi oleh Sales Order ataupun yang sedang dalam perjalanan karena sudah di PO kan).

 

10. Apakah UCAS System Solution dapat memberikan layanan di luar Surabaya dan sekitarnya?

Untuk saat ini, layanan kami masih untuk daerah Surabaya dan sekitarnya bagi perusahaan kecil-menengah, rumah makan dan perusahaan pelayaran/shipping atau Forwarder Service.

 

11. Bagaimana sistem pembayaran UCAS System Solution? Apakah lunas di muka atau 50% di muka dan 50% setelah instalasi sistem selesai? Boleh membayar dengan dolar?

Sistem pembayaran yang kami terapkan ada 2 phase, yaitu 50% phase pertama untuk Project Initiate (Installasi, Training dan Implementation) setelah contract-signed dan 50% untuk phase kedua (Setelah proses Closing Periode pertama setelah sistem live). Sementara ini kami baru menerima dengan mata uang IDR (Rupiah)

 

12. Apakah ada garansi dari UCAS System Solution? Jika ya, berapa lama dan bagaimana aturan/ketentuan garansi tersebut?

Ya, kami memberikan garansi untuk program bug (kesalahan program) dan membantu memberikan solusi proses bisnis atas data yang terdampak.

 

13. Bila terjadi error dalam instalasi UCAS system sehingga perlu install ulang. Apakah ada penambahan biaya?

UCAS System memiliki lisensi per komputer, artinya bila ada komputer yang rusak atau diganti, tidak ada penambahan biaya selama jumlah PC/komputer untuk mengakses data tetap sama.

 

14. Solusi apa saja yang ditawarkan oleh UCAS System Solution untuk perusahaan saya?

UCAS System Solution memberikan total layanan dan solusi untuk perusahaan anda, termasuk membantu anda me-review Chart Of Account yang sudah ada, memberikan solusi untuk pengaturan Inventory yang lebih baik, dan solusi-solusi lainya yang disesuaikan dengan proses bisnis atau skenario bisnis perusahaan anda.

 

15. Bagaimana dengan maintenance system ?

UCAS System didesign seperti program ERP (Enterprise Resource Planning) system lainnya, sehingga maintenance data diserahkan ke MIS/IT/EDP dari perusahaan anda sendiri.

 

Bila perusahaan anda tidak memiliki divisi MIS/IT/EDP, kami juga menyediakan jasa maintenance tersebut yang diatur dengan kesepakatan bersama.

 

16. Apa yang membedakan UCAS system dengan sistem aplikasi lainnya?

UCAS System memiliki langkah-langkah atau prosedur-prosedur baku untuk melakukan sesuatu transaksi atau proses, misalnya untuk transaksi "Pengiriman Barang", membuat "Rencana Produksi" dan sebagainya. Kami memberikan/ menawarkan sistem dan prosedur sesuai dengan proses bisnis (skenario bisnis) yang dijalankan perusahaan.

 

Customize bisa dilakukan/ditambahkan bila modul-modul UCAS tidak ada atau dalam kasus tertentu, perusahaan setuju menerapkan prosedur yang terdapat dalam modul UCAS.

 

17. Bila perusahaan hanya memiliki sebuah komputer, apa bedanya menggunakan UCAS system dengan hanya menggunakan program aplikasi kantor biasa?

Dalam perusahaan biasanya terdapat departemen-departemen /bagian-bagian. Jadi bila hanya menggunakan sebuah komputer sepertinya akan kurang maksimal. Dengan menggunakan UCAS system, manajemen akan dapat mengontrol semua bagian/departemen secara keseluruhan sesuai proses bisnis (skenario bisnis) yang diterapkan.

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) -Proses Bisnis: Penerapan UCAS System Dalam Perusahaan Minyak Dan Gas, Pertambangan dan Industri

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) - Permasalahan Proses Bisnis/Skenario Bisnis Perusahaan:

Perusahaan memerlukan pengontrolan biaya yang ketat untuk proyek-proyeknya.

 

Manajemen perlu mengontrol banyaknya proyek yang sedang berjalan dan memerlukan suatu laporan profil biaya aktual yang akurat versus anggaran (budgeting) untuk setiap proyek.

 

Order pembelian harus diikuti secara intensif untuk mengurangi/ mengeliminasikan keterlambatan datangnya barang dimana hal ini dapat mengacaukan produksi dan skedul pengiriman pada para kustomer.

 

Kedatangan stok / barang  di-tag (ditandai) untuk keperluan proyek  secara spesifik mencegah pengambilan material secara tumpang tindih (overlap).

 

Petty cash / kas bon untuk proyek-proyek yang dikerjakan oleh praktisi proyek (project engineers) dapat dimonitor sehingga tidak akan menjadi proyek yang pembiayaannya terlambat (late cost project) jika proyek itu sendiri ditutup/ secara teknis diselesaikan.

 

Solusi Skenario Bisnis Perusahaan (Proses Bisnis) Yang Diberikan

Setelah UCAS System Solution mengadakan evaluasi dan elaborasi dengan pihak manajemen untuk mengubah sistem dan prosedur yang ada,  kami melakukan kompromi secara obyektif untuk meningkatkan skenario bisnis perusahaan mereka, sebagai berikut:

 

UCAS System di instalasi dengan modul Job Costing dengan menggabungkan beberapa Sub Modul yaitu : Order pembelian langsung untuk Job (Direct Purchasing Order To Job) yang akan mencatat biaya/nilai pembelian yang dilakukan ke Laporan Profil Job (Job Profile Reports) secara langsung.

 

Sub Modul PO Informasi yang diinstalkan untuk memampukan departemen/tim pembelian mengupdate praktisi proyek (Project Engineer) atau praktisi produksi (Production Engineer) dengan informasi seperti Perkiraan Waktu Kedatangan Material (Material Estimate Time Arrival (ETA)) dan informasi lain dengan mengupdate Status Order Pembelian (Purchase Order Status) dari job costing permintaan pembelian (Request Purchase).

 

Modul Bank Book dengan Sub Modul Direct Petty Cash To Job yang memampukan departemen / tim Keuangan  menelusuri petty cash yang  belum terselesaikan (unsettle petty cash) sebelum mereka menutup sebuah Job Costing untuk mencegah biaya keterlambatan (late cost).

 

Modul Inventori dengan Sistem-sistem Inventori Lapisan (Layered Inventory Systems) yang memampukan praktisi proyek (project engineers) dan praktisi produksi (production engineers) untuk menelusuri permintaan material mereka untuk Job Costing tertentu dan mencegah pengambilan material secara tumpang tindih (overlap) dengan sistem penandaan (tagging system) karena material yang datang (incoming materials) tersimpan pada inventory secara bertumpuk.

 

Hasil Akhir

Dalam bisnis yang kompetitif ini, proyek perusahaan memerlukan suatu pengontrolan biaya yang baik untuk memaintain profit sebagaimana yang dianggarkan untuk sebuah proyek. Perusahaan dapat menambah dan me-maintain profit mereka dengan sistem pengendalian UCAS System yang melibatkan para delegasi manajer dan direktur.

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) - Proses Bisnis: Penerapan UCAS System Pada Perusahaan Pemrosesan Beras dan Perdagangan Komoditas

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) - Permasalahan Proses Bisnis Perusahaan:

Perusahaan memproses beras, mengemas dan mengirimkan produk kepada para pelanggan berdasarkan order produk pelanggan (customers product order). Beras setelah diproses segera dikirimkan pada para pelanggan sebelum kalkulasi biaya produksi (costing of production calculation) dan produksi mempunyai produk sampingan yang dicatat sebagai stok.

 

Perdagangan komoditas (Commodity Trading) melibatkan para Vendor, Pelanggan dan Perusahaan Pihak Ketiga yang menyediakan jasa layanan pengambilan dan pengantaran komoditas dari vendor ke pelanggan. Perusahaan juga memiliki divisi truk yang ada kalanya bertindak sebagai pihak ketiga untuk mengambil dan mengirimkan  komoditas.

 

Perusahaan memerlukan kontrol produksi, perdagangan dan layanan divisi truk.

 

Solusi Skenario Bisnis Perusahaan (Proses Bisnis) Yang Diberikan

Solusi Skenario Bisnis (Proses Bisnis) yang diberikan untuk mengontrol semua produk hasil produksi, UCAS System Solution diinstalkan dengan sub modul Work Order To Stock (WO2Stock) akan memampukan staf produksi mencatat jumlah produksi dan memampukan staf pengiriman segera melaksanakan proses pengiriman dan prosedur untuk menerbitkan dokumen Pengiriman Barang (DO) resmi Perusahaan (official Company Delivery Order).

 

Setelah produksi mencatat semua produk hasil Order Produksi (Production Order), Costing Supervisor akan menggunakan sub modul 'Charge Costing Value To Work Order To Stock' untuk mengkalkulasikan Harga Pokok Produksi (CoGS) dari semua produk yang dihasilkan termasuk produk yang telah dikirimkan pada pelanggan. Dengan sub modul ini, UCAS System akan mengkalkulasikan keuntungan kotor (gross profit) dari order penjualan produk.

 

Kami memberikan solusi proses bisnis dengan membuat kelas khusus pembiayaan penjualan. Job Costing of Trading untuk mengakomodasikan komoditas perdagangan, dengan Job Costing ini, manajemen dapat menelusuri pembelian komoditas, pembelian dari layanan pengiriman. Dan jika perdagangan dilaksanakan dengan divisi truk internal, penghasilan divisi truk dapat dikenal oleh sistem.

 

Hasil Akhir

Management dapat mengontrol dan mereview alokasi biaya dari barang yang di produksi,  termasuk produk sampingannya. Laporan keuntungan kotor dari suatu penjualan dapat disajikan  dan pembiayaan penjualan dari sebuah perdagangan komoditas (Commodity Trading) dapat dimonitor. Divisi truk dapat melaporkan performa bisnisnya  dengan menampilkan data  Penghasilan dan Biaya divisi. 

 

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) -Proses Bisnis: Penerapan UCAS System Pada Perusahaan Komponen Filter Otomotif

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) - Permasalahan Proses Bisnis Perusahaan:

 

Perusahaan ini mengimpor bahan baku (Plates)  dalam jumlah dan ukuran maksimum (secara dimensi produk untuk pengiriman)   dan mempercayakan pada perusahaan subkontraktor (sebagai pihak ketiga) untuk memotong pelat-pelat secara spesifik dengan menggunakan mesin pemotongan berteknologi high end, dimana perusahaan ini nantinya akan memprosesnya menjadi komponen produknya ..

 

Quality Control adalah salah satu prioritas perusahaan untuk produk akhir (end product), yang mengharuskan perusahaan dapat mengontrol kualitas dari komponen perakit sebuah produk akhir.

 

Manajemen memerlukan perhitungan biaya aktual dari komponen-komponen dan barang yang sudah jadi (finished goods) yang akan membantu mereka lebih kompetitif dalam persaingan pasar yang ketat.

 

Solusi Skenario Bisnis Perusahaan (Proses Bisnis) Yang Diberikan

Setelah menganalisa proses bisnis di perusahaan tersebut, UCAS System Solution mengerti bahwa perusahaan ini memerlukan suatu sistem dan prosedur untuk menangani  pembelian secara khusus. Kami memberikan solusi proses bisnis dengan membuat kelas spesial untuk pembeliannya (pembiayaan pembelian) yang digunakan untuk mengakomodasikan keperluan yang mencakup biaya material yang diimpor, bea impor, biaya pihak ketiga, dan lain sebagainya.

 

Sub Modul  Work Order To Production diinstalkan agar Quality Control dari departemen produksi, mendapat informasi jumlah produk dari produksi yang dikerjakan dan nomor kelompok (batch number) untuk hasil produksi komponen juga disimpan oleh sub modul ini.

 

Costing Supervisor mencatatkan nilai pembiayaan komponen dengan menggunakan sub modul Component Cost and Calculation. Perhitungan nilai biaya komponen ini mencakup biaya bahan mentah material/komponen yang  berdasarkan parameter dari kode master inventori.

 

Hasil Akhir:

Departemen pembelian dapat menspesifikasikan kebutuhan order pembelian bagi para Vendor (misalnya, meminta Vendor untuk mengirimkan bahan baku  yang diimpor secara langsung kepada pihak ketiga, memberikan ukuran pelat yang akan dipotong kepada perusahaan subkontraktor yang memberikan layanan pemotongan).

 

Tim produksi/QC dapat menelusuri kembali komponen yang cacat dalam kelompok produksi. Perusahaan dapat memaintain produk berkualitas tinggi dan profit dengan suatu pengendalian biaya yang ketat.