Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) -Proses Bisnis: Penerapan UCAS System Dalam Perusahaan Minyak Dan Gas, Pertambangan dan Industri

Studi Kasus (Studi Kelayakan Bisnis) - Permasalahan Proses Bisnis/Skenario Bisnis Perusahaan:

Perusahaan memerlukan pengontrolan biaya yang ketat untuk proyek-proyeknya.

 

Manajemen perlu mengontrol banyaknya proyek yang sedang berjalan dan memerlukan suatu laporan profil biaya aktual yang akurat versus anggaran (budgeting) untuk setiap proyek.

 

Order pembelian harus diikuti secara intensif untuk mengurangi/ mengeliminasikan keterlambatan datangnya barang dimana hal ini dapat mengacaukan produksi dan skedul pengiriman pada para kustomer.

 

Kedatangan stok / barang  di-tag (ditandai) untuk keperluan proyek  secara spesifik mencegah pengambilan material secara tumpang tindih (overlap).

 

Petty cash / kas bon untuk proyek-proyek yang dikerjakan oleh praktisi proyek (project engineers) dapat dimonitor sehingga tidak akan menjadi proyek yang pembiayaannya terlambat (late cost project) jika proyek itu sendiri ditutup/ secara teknis diselesaikan.

 

Solusi Skenario Bisnis Perusahaan (Proses Bisnis) Yang Diberikan

Setelah UCAS System Solution mengadakan evaluasi dan elaborasi dengan pihak manajemen untuk mengubah sistem dan prosedur yang ada,  kami melakukan kompromi secara obyektif untuk meningkatkan skenario bisnis perusahaan mereka, sebagai berikut:

 

UCAS System di instalasi dengan modul Job Costing dengan menggabungkan beberapa Sub Modul yaitu : Order pembelian langsung untuk Job (Direct Purchasing Order To Job) yang akan mencatat biaya/nilai pembelian yang dilakukan ke Laporan Profil Job (Job Profile Reports) secara langsung.

 

Sub Modul PO Informasi yang diinstalkan untuk memampukan departemen/tim pembelian mengupdate praktisi proyek (Project Engineer) atau praktisi produksi (Production Engineer) dengan informasi seperti Perkiraan Waktu Kedatangan Material (Material Estimate Time Arrival (ETA)) dan informasi lain dengan mengupdate Status Order Pembelian (Purchase Order Status) dari job costing permintaan pembelian (Request Purchase).

 

Modul Bank Book dengan Sub Modul Direct Petty Cash To Job yang memampukan departemen / tim Keuangan  menelusuri petty cash yang  belum terselesaikan (unsettle petty cash) sebelum mereka menutup sebuah Job Costing untuk mencegah biaya keterlambatan (late cost).

 

Modul Inventori dengan Sistem-sistem Inventori Lapisan (Layered Inventory Systems) yang memampukan praktisi proyek (project engineers) dan praktisi produksi (production engineers) untuk menelusuri permintaan material mereka untuk Job Costing tertentu dan mencegah pengambilan material secara tumpang tindih (overlap) dengan sistem penandaan (tagging system) karena material yang datang (incoming materials) tersimpan pada inventory secara bertumpuk.

 

Hasil Akhir

Dalam bisnis yang kompetitif ini, proyek perusahaan memerlukan suatu pengontrolan biaya yang baik untuk memaintain profit sebagaimana yang dianggarkan untuk sebuah proyek. Perusahaan dapat menambah dan me-maintain profit mereka dengan sistem pengendalian UCAS System yang melibatkan para delegasi manajer dan direktur.